Snr Secretaresse met leidinggevend talent, Amsterdam

Dit jonge advocatenkantoor in Amsterdam is in korte tijd gegroeid en heeft de ambitie om door te groeien! Dit kantoor is continue in beweging mede door haar internationale karakter en de bedrijfscultuur is informeel te noemen.

Voor de praktijkgroep Corporate zijn we op zoek naar een Team Lead om het secretaresseteam te versterken. Binnen de praktijkgroep Corporate werken de advocatuur en het notariaat geïntegreerd samen. De advocaten en (kandidaat) notarissen op deze praktijkgroep Corporate staan cliënten bij in internationale transacties o.a. M&A en private equity. In bijna alle zaken zijn wel grensoverschrijdende werkzaamheden waarbij nauw wordt samengewerkt met collega's uit het buitenland. Binnen het secretaresseteam van de praktijkgroep is er een prettige informele sfeer.

Als Team Lead maak je ook deel uit van een team van vijf Team Leads. Iedere Team Lead stuurt een team / twee teams van secretaresses binnen een bepaalde praktijkgroep aan en werkt tegelijkertijd actief mee met het secretariaat. In de rol van Team Lead heb je een belangrijke schakelpositie tussen de fee earners en het secretariaat.

In de rol van Team Lead ben je meewerkend voorvrouw/man van het secretaresseteam van zowel Corporate advocatuur als notariaat. Je werkt nauw samen met en bent het aanspreekpunt voor de secretaresses, alsook voor de advocaten en (kandidaat-)notarissen van de twee praktijkgroepen. In deze rol vind je het daarom leuk om hands-on goed prioriteiten te stellen, gestructureerd te werken en snel te schakelen; dit door zowel zelfstandig als met anderen goed (samen) te werken. Je bent pro actief en assertief wanneer dat nodig is, voelt aan wanneer jouw discretie vereist is of wanneer je juist actie moet ondernemen. Je helpt moeilijke situaties op te lossen door jouw sociale en communicatieve vaardigheden in te zetten en daarnaast uiteraard dienstverlenend en klantgericht te handelen.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Zorgdragen voor optimale dienstverlening aan fee-earners (intern) en cliënten (extern);
• Het coördineren van lopende zaken op het secretariaat;
• Je signaleert problemen op het secretariaat en denkt actief mee aan oplossingen;
• Verantwoordelijk voor de juiste bezetting van het secretariaat, inclusief het voeren van performance- en sollicitatie gesprekken;
• Het goed en volledig inwerken van nieuwe secretaresses;
• Aanspreekpunt zijn voor de praktijkgroep;
• Je zorgt samen met je collega Team Leads kantoorbreed voor conformiteit en verbetering van secretariële werkprocessen;
• Het meewerken met de secretaresses van de praktijkgroepen, denk aan agendabeheer, het uitwerken, controleren, redigeren en archiveren van alle inkomende en uitgaande correspondentie (Nederlands en Engels), het openen, filen en archiveren van dossiers, het opstellen van (concept) brieven onder leiding van de advocaat/(kandidaat-)notaris en het ondersteunen bij declareren.

• Een afgeronde secretariële opleiding/een andere opleiding op MBO+/HBO niveau;Aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen de internationale zakelijke dienstverlening of in een groter concern;
• Kennis van MS Office programma's;
• Een dienstverlenende, flexibele en proactieve houding;
• Uitstekende Nederlandse taal- en schrijfvaardigheden;
• Goede Engelse taal- en schrijfvaardigheden;
• Een goed gevoel voor verhoudingen;
• Klantgericht naar interne en externe collega's en klanten.

Als Team Lead heb je een uitdagende baan in een internationale werkomgeving met zicht op een vast dienstverband van 38,75 uur per week (90% is bespreekbaar). Je komt te werken in een prettige en professionele omgeving waar ambitie op prijs wordt gesteld. We bieden een marktconform salaris en goede arbeidsvoorwaarden. Daarnaast vinden wij de persoonlijke ontwikkeling van onze mensen belangrijk. Daarbij speel je zelf ook een actieve rol. Kantoor biedt aan elke medewerker de mogelijkheid zich persoonlijk te ontwikkelen door middel van een intern trainingsprogramma.