Secretaresse - Project Assistent VAST Amsterdam

Onze opdrachtgever is een internationaal advocatenkantoor met wortels in de Benelux. Zij bieden hun cliënten – waaronder beursgenoteerde bedrijven, multinationals, financiële instellingen, private equity huizen en investeringsfondsen – full-service juridische dienstverlening op het hoogste niveau.

Binnen dit kantoor ben je onderdeel van het BMC-team. In dit team werk je met de business development adviseurs, CSR-, CRM- en business intelligence experts, event managers en communicatieprofessionals vanuit Nederland, Luxemburg, België, Londen en New York nauw samen bij het opzetten en uitvoeren van de commerciële strategie van het kantoor.

Wij zoeken per direct een secretaresse en programmasecretaris voor hun afdeling Business Development, Marketing en Communicatie (BMC). In deze nieuwe functie werk je nauw samen met de CSR-specialist en I&D-specialist bij het coördineren van hun Impact Programme, dat hun pro bono werk en hun CSR-activiteiten omvat. Daarnaast ben je als secretaresse de spin in het web van het BMC-team. Het gaat om een fulltime functie (37,5 uur)

Als programmasecretaris en secretaresse binnen de BMC afdeling bouw je mee aan de reputatie van een van de grootste advocatenkantoren in de Benelux. Daarnaast heb je vanuit het Impact Programme ook een belangrijke rol bij het versterken van de sociale cohesie binnen kantoor. Je hebt een brede ondersteunende rol binnen het team. Specifiek werk je nauw samen met hun Corporate Social Responsibility specialist en de Inclusion & Diversity specialist om het Impact Programme tot een succes te maken. Je werk als programmasecretaris omvat ongeveer 50% van je tijd.

Je werkzaamheden zijn zeer divers en bestaan onder andere uit:

• Secretariële ondersteuning van de Director BMC en Manager Strategy & Operations, onder andere door middel van:
  • Agendabeheer en plannen team-meetings;
  • Facturen administreren;
  • Ondersteunen bij projectmanagement, onder andere bij de implementatie en uitvoering van de jaarplanning.
• Ondersteuning van de CSR-specialist en I&D-specialist bij hun werk voor het Impact Programme, onder andere door middel van:
  • Agendabeheer en plannen team-meetings;
  • Facturen administreren;
  • Ondersteunen bij projectmanagement, onder andere bij de implementatie en uitvoering van de jaarplanning.
• Ondersteuning van de CSR-specialist en I&D-specialist voor hun werkzaamheden voor het Impact Programme, onder andere doormiddel van:
  • Agendabeheer en plannen van meetings;
  • Administreren en mede beoordelen van CSR- en pro bono initiatieven;
  • Voorbereiden, notuleren en uitwerken van overleggen;
  • Bewaken van deadlines;
  • Ondersteunen bij de Engelstalige interne en externe communicatie over het Impact Programme, samen met onze communicatieprofessionals.
• Over het Impact Programme:
• Het Impact Programme heeft als doel om de medewerkers, bij alle kantoren, te faciliteren om (juridisch) pro bono werk uit te voeren en maatschappelijk vrijwilligerswerk te doen. Iedere medewerker – zowel hun advocaten, notarissen en belastingadviseurs als de business support professionals – krijgt 4 Impact Dagen per jaar die ze mogen besteden aan projecten die passen binnen hun CSR-beleid. Het programma wordt ondersteund door een programmasecretariaat. Deze bestaat uit de CSR-specialist en de I&D-specialist en de programmasecretaris. Het programmasecretariaat ondersteunt de SDG werkgroepen binnen het Impact Programme, doet de intake van nieuwe projecten en rapporteert maandelijks aan de Steering Committee waar ook het bestuur van dit kantoor aan deelneemt.
  

Je hebt een MBO+/HBO werk -en denkniveau. Je bent proactief, energiek, ondernemend, flexibel en stressbestendig. Je hebt een dienstverlenende instelling en je bent goed in het stellen van prioriteiten. Je hebt uitstekende kennis van onder andere PowerPoint, Word en Excel en je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend. Je werkt zelfstandig maar bent wel een echte teamspeler. Je hebt ongeveer 2 tot 4 jaar secretariële of projectmatige ervaring en je bent liefst fulltime beschikbaar (minimaal 4 dagen).

• Een marktconform salaris;
• Een baan bij een van de mooiste advocatenkantoren van de Benelux;
• Een 13e maand;
• 8% vakantiegeld;
• Uitgebreide mogelijkheden je verder te ontwikkelen;
• Een ruim pakket secundaire arbeidsvoorwaarden.