Secretaresse- Personal Assistant Utrecht

Onze klant is een zelfstandig, onafhankelijk en Nederlands organisatie adviesbureau in Utrecht. Er werken ongeveer 350 mensen en er heerst een dynamische, informele en ambitieuze sfeer.

In jouw rol als secretaresse bied je administratieve en algemene ondersteuning aan de een adviesgroep.

Je takenpakket is zeer veelzijdig en bestaat bijvoorbeeld uit:

• het zelfstandig en in overleg beheren van de agenda van de managing director;
• het plannen, coördineren en organiseren van afspraken voor consultants;
• het waarborgen van de (telefonische) bereikbaarheid van de adviesgroep en het correct afhandelen van telefoongesprekken;
• het organiseren en faciliteren van (online) evenementen en bijeenkomsten;
• het beheren van projectadministratie en maandelijks factureren in AFAS;
• redigeren van rapporten en/of offertes.

Je ziet het; genoeg te doen! In de functie wordt verantwoordelijkheid gedragen voor de inhoudelijke kwaliteit van je eigen werkzaamheden en de ondersteuning van de teamlead en consultants. Kortom, als secretaresse zorg je samen met collega’s voor het goed en efficiënt functioneren van de groep.

Met wie kom je samen te werken:

Een groot deel van de werkzaamheden zijn gekoppeld aan de consultants die jij ondersteunt, en deze worden veelal zelfstandig verricht. Daarnaast sta je in nauw contact met je collega-secretaresses binnen de adviesgroep (in totaal vijf personen) om kennis en ervaringen uit te wisselen, en adviesgroepbrede ondersteunende activiteiten op te pakken. Je bent dan ook integraal onderdeel van dit team. Je bent er trots op wanneer de vakgroep goed draait en jij hier een (on)zichtbare bijdrage aan levert. We werken met een cluster van secretaresses, wat betekent dat je bij drukte, uitval of om andere redenen gevraagd kan worden om werkzaamheden op te pakken voor andere adviesgroepen. Dit vraagt om aanpassingsvermogen, creativiteit, teamspirit en collegialiteit!

Het bedrijf kent een verzameling van persoonlijkheden. We kijken dan ook vooral of je daar een goede toevoeging aan bent. Waar kom je vandaan, wat onderscheidt jou en wat kom je brengen? We zijn benieuwd.
Als ideale kandidaat voor de functie:

• heb je een gerichte opleiding op minimaal MBO+ niveau afgerond en enkele jaren ervaring in een vergelijkbare rol;
• ken je alle ins en outs van (financiële) administratie, ervaring met AFAS is een pre;
• beheers je de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift, waarbij de beheersing van de Engelse taal een pré is;
• ben je leergierig, proactief en bruis je van positieve energie;
• bied je een luisterend oor en handel je met tact in de veelvuldige omgang met verschillende gesprekspartners op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie; kortom, een hoog serviceniveau.

Kenmerkend voor werken bij deze klant is een hoge mate van professionele autonomie, flexibele werktijden en een informele cultuur. Het betreft:

• een fulltime job;
• een laptop, telefoon en reiskostenvergoeding;
• 27 vakantiedagen (met mogelijkheid tot bijkopen) en pensioenopbouw;
• een functie met veel vrijheid en eigen verantwoordelijkheid;
• een interessante werkomgeving met veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.