Personal Assistant/Secretaresse Amsterdam

Dit advocatenkantoor is een van de grootste juridische dienstverleners wereldwijd. Zij zijn gevestigd in ruim 90 steden verdeeld over 40 landen in Europa, Azië, Afrika, het Midden-Oosten, Australië en de Verenigde Staten. Hun klanten, maar ook de medewerkers profiteren van onze internationale slagkracht. Als kantoor zijn zij een relatief jong merk in de branche. Zij zijn in korte tijd gegroeid en hebben de ambitie om verder te groeien. De vestiging in Amsterdam bestaat sinds 1916 en sinds 2005 zijn zij geïntegreerd en daarmee combineren zij het beste van twee werelden: ze zijn diepgeworteld in de Nederlandse markt, maar profiteren ook van de voordelen van internationale omvang.

De praktijkgroep Intellectual Property & Technology (IP&T) is een dynamische praktijkgroep waarbinnen vijf verschillende teams werkzaam zijn. Met ongeveer 25 advocaten heeft de praktijkgroep IP&T veel expertise in huis verdeeld over diverse specialisaties: IT/Outsourcing, intellectuele eigendom, media, reclame en privacy. Op dit moment werkt er een team van vijf secretaresses op de praktijkgroep en we zijn op zoek naar een enthousiaste, gemotiveerde Personal Assistant/Secretaresse die dit team komt versterken. Als Personal Assistant zal je ondersteuning bieden aan één van de partners, die naast zijn praktijk ook voorzitter is van de IP&T praktijkgroep en als boardmember in de International & Global Board plaatsneemt. Naast deze werkzaamheden zal je ook als secretaresse meewerken in het team.

Bij de partner ligt dus een breed scala aan verantwoordelijkheden en jij ondersteunt en versterkt hierin. Je werkt hierbij nauw samen met het secretaresse team. In deze rol vind je het leuk om hands-on goed prioriteiten te stellen, gestructureerd te werken en vlot te schakelen door zowel zelfstandig als met anderen goed (samen) te werken. Je bent proactief en assertief wanneer dat nodig is, voelt aan wanneer jouw discretie vereist is of wanneer je juist actie moet ondernemen. Moeilijke situaties los je op door jouw sociale en communicatieve vaardigheden in te zetten en daarnaast ben je uiteraard dienstverlenend en klantgericht. Al met al echt een steun en toeverlaat voor de dagelijkse werkzaamheden, zonder de lange termijn uit het oog te verliezen.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Zeer complex agendabeheer: het bewaken van interne en externe afspraken en boardmeetings;
• Voorbereiden en uitwerken van presentaties en vergaderingen waarbij eventueel notuleren;

• Verzorgen van zakenreizen: van reisschema tot de overleg van de agenda ter plaatse.

• Het uitwerken, controleren, redigeren en archiveren van alle inkomende en uitgaande correspondentie;
• Het openen (conflict checks), filen en archiveren van dossiers;
• Het opstellen van (concept) opdrachtbrieven onder leiding van de advocaat;
• Ondersteunen bij declareren;

• Kopiëren, printen en scannen van documenten;

Vaardigheden

• Een afgeronde secretariële opleiding/een andere opleiding op MBO+/HBO niveau
• Minimaal drie jaar werkervaring bij voorkeur in een soortgelijke functie en binnen de zakelijke dienstverlening of in een groter concern;
• Een dienstverlenende, flexibele en proactieve houding;
• Uitstekende Nederlandse en Engelse taal- en schrijfvaardigheden;
• Een goed gevoel voor verhoudingen

Als Personal Assistant/Secretaresse heb je een uitdagende baan in een internationale werkomgeving met zicht op een vast dienstverband van 38,75 uur per week. Je komt te werken in een open, sociale en dynamische sfeer in een ondernemende setting. We bieden een marktconform salaris en goede arbeidsvoorwaarden. Daarnaast vinden wij de persoonlijke ontwikkeling van onze mensen belangrijk. Daarbij speel je zelf ook een actieve rol. Kantoor biedt aan elke medewerker de mogelijkheid zich persoonlijk te ontwikkelen door middel van een intern trainingsprogramma.