People Manager Secretariaat VAST-INTERIM (Ingevuld) Amsterdam

Jong advocatenkantoor in Amsterdam. Er heerst een informele sfeer en zij zijn in korte tijd gegroeid en hebben ambitie om nog verder te groeien.

Als People Manager stuur jij dit team van 7 personen aan. Naast teamcoordinator ben je tevens de persoonlijke assistente van een partner van de praktijkgroep. Kortom je stuurt aan met een beetje met je voeten in de klei.

Je werkt nauw samen met het team en bent het aanspreekpunt voor de secretaresses, alsook voor de advocaten van de praktijkgroep.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Zorgdragen voor optimale dienstverlening aan fee-earners (intern) en cliënten (extern);
• Het coördineren van lopende zaken op het secretariaat;
• Je signaleert problemen op het secretariaat en denkt actief mee aan oplossingen;
• Verantwoordelijk voor de juiste bezetting van het secretariaat, inclusief het voeren van performance- en sollicitatie gesprekken;
• Het goed en volledig inwerken van nieuwe secretaresses;
• Aanspreekpunt zijn voor de praktijkgroep;
• Je zorgt samen met je collega Team Leads kantoor breed voor conformiteit en verbetering van secretariële werkprocessen;
• Het meewerken met de secretaresses van de praktijkgroepen, denk aan agendabeheer, het uitwerken, controleren, redigeren en archiveren van alle inkomende en uitgaande correspondentie (Nederlands en Engels), het openen, filen en archiveren van dossiers, het opstellen van (concept) brieven onder leiding van de advocaat/(kandidaat-)notaris en het ondersteunen bij declareren.

In deze functie ben je meewerkend voorman/voorvrouw van een enthousiast secretaresseteam. Je werkt nauw met de secretaresses samen en je bent het aanspreekpunt. Je vindt het leuk om hands on te werken en goede prioriteiten te stellen en je bent gestructureerd. Bij jou kan er aangeklopt worden als er problemen zijn maar ook hou je van het inzetten van veranderingen en het meenemen van het team hierin.

Je bent proactief en assertief wanneer dat nodig is, voelt aan wanneer jouw discretie vereist is of waneer je juiste actie moet ondernemen.

Je helpt moeilijke situaties op te lossen door jouw sociale en communicatieve vaardigheden in te zetten en daarnaast uiteraard dienstverlenend en klantgericht te handelen.

• Een afgeronde secretariële opleiding/een andere opleiding op MBO+/HBO niveau;
• Aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen de internationale zakelijke dienstverlening of in een groter concern;
• Kennis van MS Office programma's;
• Een dienstverlenende, flexibele en proactieve houding;
• Uitstekende Nederlandse taal- en schrijfvaardigheden;
• Goede Engelse taal- en schrijfvaardigheden;
• Een goed gevoel voor verhoudingen;
• Klantgericht naar interne en externe collega's en klanten.