Office Manager VAST Amsterdam INGEVULD

Onze opdrachtgever Mentha, opgericht in 2006 met hoofdkantoor in Amsterdam, is een onafhankelijk private equity fonds. Zij investeren in gevestigde, middelgrote en winstgevende bedrijven met duidelijke groeimogelijkheden, zoals organische groei, internationale expansie of door het doen van overnames. Hun team is een sterk collectief van professionals, met solide financiële en operationele bedrijfservaring. Zij werken graag samen met ondernemers en ondernemende managementteams om samen ambitieuze groeiplannen te realiseren. Met hun bedrijven zoeken zij een actieve samenwerking gebaseerd op écht ondernemerschap, groeiversnelling en transformatie, en versterkt door hun focus op de menselijke factor en duurzaamheid

De cultuur van Mentha is ondernemend, inspirerend, actief (in de breedste zin van het woord) en down-to-earth. Dit wordt onderstreept door de ligging van hun kantoor: in het noordelijke deel van het Amsterdamse havengebied, grenzend aan een scheepswerf en met uitzicht over het IJ. Het team bestaat uit ruim 25 investeringsprofessionals, een Finance Director en twee Office Managers. Ook heeft Mentha sinds kort een kantoor in Kopenhagen, waar een team van 4 lokale investeringsprofessionals actief is. Ze werken graag samen op een verantwoordelijke, energieke en transparante wijze.

Als Office Manager ben jij de olie van de motor, de spin in het web en de multitasker met improvisatietalent, die alles aanpakt wat op jouw pad komt. Je bent een professional die ondersteuning op maat biedt. Je bent klantgericht en dienstverlenend, en voelt aan wat er nodig is om te ontzorgen. Je ziet knelpunten al van mijlenver aankomen, wacht niet af, bent proactief, houdt van een goede grap (het liefst een flauwe) en durft beslissingen te nemen. Als iets anders loopt dan verwacht, dan komt je improvisatietalent goed van pas: je pakt het op, zet alle zeilen bij en zorgt dat alles de gewenste uitkomst krijgt. Je bent stressbestendig en alert. Je hebt vaak veel dingen tegelijkertijd op je bord liggen, dus je schakelt moeiteloos over van de ene klus naar de andere en stelt prioriteiten in samenspraak.

Het is een fulltime functie met variatie, verantwoordelijkheid en gelegenheid voor veel eigen initiatief. Je bent operationeel verantwoordelijk voor:

• Office Management: het doen van inkopen, gasten ontvangen, lunch verzorgen, bijhouden van het CRM systeem en andere administratieve taken, onderhoudszaken kantoorpand, etcetera
• Management Support: (complex) agendabeheer, boeken van reizen en organisatie van in- en externe meetings, vaak in samenspraak met de portfolio bedrijven
• Event Management: van kleine, interne team events tot aan grootschalige meerdaagse externe events met investeerders of management teams, waarbij brede verantwoordelijkheden horen van planning tot programmering, event marketing & communicatie en techniek

Hoe ziet een gemiddelde dag eruit bij Mentha als Office Manager?

Je beheert de agenda van een van de partners, regelt het reilen en zeilen op kantoor, verwelkomt de gasten met een vriendelijke lach, luncht tussendoor met het team, stemt continue af met de andere twee office managers, hebt nauw contact met hun portfoliobedrijven voor allerlei zaken, denkt proactief mee, organiseert diverse events en staat paraat voor spontane en last-minute verzoeken.

• Je functioneert goed binnen een kleine organisatie met een platte structuur en korte communicatielijnen
• Je hebt weinig aansturing nodig, initieert zelf maar stemt wel voortdurend af met de andere office managers en de rest van het team
• Men kan 100% op je bouwen en je deelt de onvermoeide drive van het team om op elk vlak te willen verrassen en verbeteren
• Je toont interesse in de kernactiviteiten van Mentha en hebt scherp hoe jouw rol daar aan bij draagt
• Je beschikt over een sterke dienstverlenende inborst en denkt mee, helpt, en lost op, of het nou om grote of kleine zaken gaat
• Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden, bent stressbestending, zorgvuldig en denkt aan elk detail
• Je bent een teamspeler met een toegankelijke persoonlijkheid, van nature zelfverzekerd, initiatiefrijk en hebt een gezonde dosis humor
• HBO denkniveau en relevante werkervaring
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Excel, Word en PowerPoint)