Office Manager met juridische ervaring Amsterdam
Bedrijfsprofiel
Onze opdrachtgever is een investeerder in snelgroeiende ondernemingen en zij is gesitueerd in Amsterdam Zuid. Tevens hebben ze ook een kantoor in Düsseldorf.
Het team in Amsterdam bestaat uit 16 professionals. Mensen met een enorme drive die zichzelf doelen stellen en ernaar streven deze te behalen. Er heerst een informele sfeer en aan humor ontbreekt het zeker niet. Het is een jong team dat makkelijk benaderbaar is.
Functie omschrijving
Jij, als nieuwe Officemanager/Secretaresse, brengt energie mee. Je bent pro actief en denkt mee. Hier krijg je ook alle vrijheid in. Graag een paar passen vooruit dan blijven wachten op informatie. De business vraagt om iemand die secuur is en punctueel kan werken maar tegelijkertijd ook slim kan meedenken en kan anticiperen.
Je biedt administratieve/secretariële en officemanagement ondersteuning aan het investment team om deze in staat te stellen met optimale efficiëntie en tijdseffectiviteit te presteren.
Je zult samen te komen werken met Jeannet; je toekomstige collega Officemanager. De persoonlijke klik is natuurlijk het meest belangrijke en als die er is, komen jullie er qua taken en rolverdeling samen vast uit. Hieronder een opsomming van de werkzaamheden:
Secretarieel en Administratief
Agendabeheer, Offsites mede organiseren (4 keer per jaar voor het hele bedrijf), het boeken van reizen/hotels, opstellen van standaard documentatie.
Deelnemen aan de ontwikkeling en implementatie van contractbeheer en administratieve procedures.
Assisteren bij contractbeheer/bijhouden van de contractendatabase (Effacts).
Voorbereiden standaard zakelijke resoluties, volmachten en externe registraties en deponeringen, incl. deponeringen bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Assisteren bij de coördinatie en verwerking van juridische en notariële werkzaamheden.
Assistentie en ondersteuning van de Legal Counsel bij fundraising-, investerings-, desinvesterings- en portfoliowerk.
Assistentie bij de coördinatie en verwerking van FATCA-, CRS-, KYC verzoeken en algemene ondersteuning van de Legal Counsel.
Algemene ondersteuning inclusief voorbereiding, organisatie en coördinatie van vergaderingen en conference calls.
Assistentie bij corporate actions, zoals periodieke vergaderingen en rapportages, bij speciale projecten van fondsen en investeringen en herziening van standaardcontracten.
Algemene administratieve ondersteuning aan verschillende partners en teamleden, inclusief het verwerken van facturen en declaraties en het organiseren van vergaderingen en reizen.
Verschillende speciale juridische projecten.
Officemanagement
Ontvangen van klanten (gastvrouw-heerschap)
Pro actief zijn in de uitstraling van het kantoor (verse bloemen, nette keuken etc..)
Wagenparkbeheer/leasecontracten
Lunch verzorgen
Functie eisen
De ideale kandidaat voor ons!
HBO werk- en denkniveau en nog steeds leergierig.
Minimaal 5 - 6 jaar ervaring als assistant/officemanager in een internationaal opererende sector/juridische dienstverlening.
Ervaring met contractbeheer/administratieve/juridische processen.
Georganiseerd en een teamspeler.
Pro actief, betrouwbaar, flexibel en in staat om met deadlines te werken
Aandacht voor detail, in staat om prioriteiten te stellen en een can do houding (mouwen opstropen).
Kwaliteitsgerichte, verantwoordelijke instelling en uitstekende communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels (schriftelijk en mondeling).