Office Assistant Amsterdam

Je komt te werken bij een creatief en onafhankelijk marktonderzoeksbureau in hartje Amsterdam. Hier werken 120 professionals met passie voor wat ze doen. Zij doen onderzoek in bijna alle vakgebieden; van bank- en verzekeringsmaatschappijen tot goede doelen en overheden. Voor al deze vakgebieden hebben zij experts in huis. De medewerkers zijn altijd bereid om hun kennis te delen en waar nodig anderen te helpen bij hun ontwikkeling. Het bedrijf is gevestigd in de Amsterdamse Jordaan en heeft een informele cultuur. Goed bereikbaar met OV.

Ben jij op zoek naar een vaste parttime job in Amsterdam en heb jij ervaring als Office Assistent? Wij zijn per direct op zoek naar een enthousiaste Office Assistent voor 4 dagen in de week . Je werkt 4 dagen in de week op kantoor van maandag tot en met donderdag. De werktijden zijn van 9.00 uur tot 17.30 uur. Jij zorgt er in deze rol voor dat alles soepel verloopt. Er zijn veel zaken te regelen! Je bent het visitekaartje van het bedrijf en super behulpzaam. Bovendien ben je een energieke persoonlijkheid en bezit je het vermogen om met jouw initiatief en aanpakken de afdeling draaiende te houden.

Wat ga je doen:

• Verantwoordelijk voor een gastvrij ontvangst van bezoekers (digitaal, telefonisch en fysiek) en zorg dragen voor een verzorgde en representatieve receptie
• Correct aannemen, doorverbinden, aankondigen, afhandelen van inkomend telefoonverkeer; doorgeven van notities (bijvoorbeeld terugbelverzoek)
• Diverse secretariële en administratieve werkzaamheden
• Behandelen van inkomende post
• CRM-systeem up-to-date houden (bijvoorbeeld visitekaartjes invoeren, contacten opzoeken op social media, contactgegevens aanpassen)
• Ondersteuning van team marketing & communicatie met klantlijsten en diverse klussen op seminardagen
• Op verzoek agendabeheer voor algemeen directeur en commercieel directeur
• Coördinatie van reservering van vergaderruimtes, audioapparatuur en auto’s
• Plannen van KTO-interviews met klanten
• Aanspreekpunt voor diverse facilitaire zaken en verantwoordelijk voor de uitvoering van noodzakelijk onderhoud en contact met externe (facilitaire) dienstverleners, zoals de glazenwasser, ongediertebestrijding etc.
• Contractbeheer met externe leveranciers
• Verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van levensmiddelen en kantoorartikelen en voor de (coördinatie van de) catering
• Regelmatig een ronde door het pand doen om zorg te dragen voor een representatieve kantooromgeving
• Aansturen van de Hospitality-oproeppoule en zorg dragen voor een optimale samenstelling van de poule
• Inplannen van oproepkrachten voor diverse werkzaamheden ter ondersteuning van onderzoek: notuleren, transcriberen, hosten en enquêteren
• Input leveren voor verbetering van werkprocessen

Wat breng je mee?

• Minimaal een afgeronde MBO opleiding, bijvoorbeeld Hospitality (toerisme, hotelschool), secretarieel, administratief, facility management, office management.
• Werkervaring: minimaal 2 jaar als office assistent of soortgelijke functies zoals gastvrouw/gastheer, receptionist(e), front office hotel etc.
• Jij hebt uitstekende sociale vaardigheden; hoffelijkheid en bieden van gastvrijheid zijn een tweede natuur
• Ruim ervaren in het werken met state-of-the-art telefooncentrales.
• Ervaring met Microsoft Teams is een pre
• Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden: ABN en Engels
• Je kunt werken met Microsoft Office 365, ruim ervaren dus met Outlook en Excel
• Je hebt oog voor belangen en bent in staat om op een juiste wijze prioriteiten te stellen
• Het vermogen om op alle niveaus op een prettige, opgewekte manier te communiceren staat voorop
• Energieke en flexibele instelling

Wat bieden zij:

Een werkweek van 32 uur, bij voorkeur op maandag t/m donderdag van 9 uur tot 17.30 uur

Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een bijdragevrij pensioen en een reiskostenvergoeding

Een bruisende werkplek aan de rand van de Jordaan

Een leuke en inspirerende werkomgeving met diverse opdrachtgevers die ook op maatschappelijk vlak hard aan de weg timmeren