Management-/Officeassistent 28 uur Utrecht

Onderwijsorganisatie in Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert de wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs.

Bij deze faculteit zijn ongeveer 900 medewerkers en 6.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie.

Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Wat ga je doen:

• Je verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning voor het hoofd OSZ (onderwijsondersteuning en studentzaken) en de directie CDH, (Centre for Digital Humanities) zoals o.a. agendabeheer en organiseren van bijeenkomsten en overleggen;
• Je biedt ondersteuning bij indiensttreding, afscheid, jubilea en pensioen van collega’s. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het organiseren van sociale activiteiten van de teams zoals bijvoorbeeld uitjes of borrels;
• Je maakt actie- en besluitenlijsten van overleggen;
• Je regelt het mailverkeer in diverse mailboxen;
• Je onderhoudt de OSZ-intranetpagina;
• Je regelt het bijhouden van de deelnemerslijsten van het CDH-docentenonderwijsprogramma en de informatieverstrekking aan de deelnemers;
• Je verzorgt de diverse bestellingen zoals ICT-middelen, bloemen, kantoorartikelen, etc.
• Je verricht hand- en spandiensten voor de beide teams en draagt zorg voor de meldingen in het pand en het monitoren hiervan.

Naast de bovenstaande taken is er ook ruimte om andere werkzaamheden naar je toe te trekken.

De ideale kandidaat voor deze functie is daadkrachtig, proactief en bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling. Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pré.

Wat breng je nog meer mee:

• Je hebt Hbo-denk- en werkniveau;
• Je hebt enkele jaren ervaring in een functie als managementassistente of secretaresse;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels;
• Je bent secuur en een kei in plannen en organiseren en je toont eigenaarschap
• Het Office-pakket, vooral Outlook, heeft geen geheimen voor jou;
• Je hebt goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden.