Management Assistent voor een onderwijsorganisatie VAST UTRECHT

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert hun wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij deze onderwijsorganisatie werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Hun focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

Aan de faculteit zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 6.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Als managementassistent bij het bestuurssecretariaat van de faculteit Geesteswetenschappen werk je voor het facultaire bestuursteam. Aan het hoofd staat de decaan die daarbij ondersteund wordt door de vice-decanen onderwijs en onderzoek & impact, de faculteitsdirecteur en een studentbestuurslid. Je valt onder de keten Huisvesting, Facilitaire- en Secretariële ondersteuning (HFS). Je hiërarchisch leidinggevende is het afdelingshoofd secretariële ondersteuning van de faculteit.

Functioneer jij graag als rechterhand en ben jij graag een “spin in het web”? Houd je van dynamiek en afwisseling? Vind je het fijn om zelfstandig je eigen werkzaamheden uit te voeren binnen een team? Dan gaan we graag met jou in gesprek.

Je werkt in een team van 3 managementassistenten die de bestuurders en het managementteam gezamenlijk en op een collegiale manier ondersteunen. In deze rol houd je je voornamelijk bezig met de ondersteuning van de vice-decaan BA-onderwijs. Je hebt een aantal zelfstandige kerntaken en daarnaast heb je een aandeel in het werk dat binnen het team van management assistenten wordt verdeeld.

Zij bieden een gevarieerd takenpakket aan met verantwoordelijkheden zoals:

• zeer complex agendabeheer van het faculteitsbestuur, met een focus op de vice-decaan;
• het beheer van de mailbox van de en de voorbereiding van de vergaderingen waaraan zij deelneemt;
• organiseren, voorbereiden en notuleren van een aantal bestuurlijke overleggen met de departementen;
• het gezamenlijk beheren van de algemene mailbox van het faculteitsbureau, en het voeren van correspondentie zowel binnen als buiten de organisatie;
• ondersteuning geven bij de organisatie van grote facultaire bijeenkomsten, werkbezoeken en projecten.

Als managementassistent beschik je over een helikopterview en over bestuurlijke sensitiviteit. Je vindt het belangrijk om je proactief op te stellen en denkt in oplossingen. Je bent ondernemend en houdt van uitdagingen. Je weet hoe je met vertrouwelijke informatie om moet gaan. Tot slot ben je flexibel en heb je oog voor detail.

Je voldoet aan de volgende criteria:

• hbo werk- en denkniveau met een uitstekende beheersing van het Nederlands en een goede beheersing van de Engelse taal;
• ervaring in zeer complex agendabeheer en je kunt overzicht houden;
• veel ervaring met notuleren in het Nederlands;
• een uitstekende beheersing van het gehele Officepakket, met name Outlook;
• een grote mate van flexibiliteit en goed ontwikkelde interculturele vaardigheden;
• affiniteit met ondersteuning in digitale vorm;
• een service- en resultaatgerichte instelling.

En je bent:

• bekend met het organiseren van grote bijeenkomsten en projecten;
• stressbestendig en je hebt het vermogen tot improviseren;
• initiatiefrijk en accuraat;
• een netwerker en teamplayer.