Bestuurssecretaresse VAST Amsterdam INGEVULD

Bij onze opdrachtgever, op een prachtige werkplek in Amsterdam-Centrum zoeken wij een bestuurssecretaresse. Heb jij interesse in de zorgsector en werk je graag bij een maatschappelijk betrokken organisatie?

Deze organisatie geeft zorg aan ouderen, mensen met een verstandelijke beperking en iedere andere Amsterdammer die (tijdelijk) een steuntje in de rug nodig heeft. Zij zijn met circa 30 locaties overal in de stad aanwezig. Hun medewerkers en cliënten zijn net zo divers als de stad zelf met haar verschillende culturen, leefstijlen en achtergronden.

Onze opdrachtgever biedt zorg en ondersteuning aan Amsterdammers die, om welke reden dan ook, niet in staat zijn hun leven op eigen kracht vorm te geven. Het welzijn en geluk van onze cliënten is waar zij zich voor inzetten. Dit doen zij door professionele, persoonlijke, praktische en liefdevolle zorg te bieden. Dat zijn dan ook de kernwaarden van deze organisatie. Als je bij hun komt werken maak je deel uit van één van de grootste zorgorganisaties in Amsterdam.

Als bestuurssecretaresse ben je verantwoordelijk voor alle secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de twee bestuurders. Geen dag is hetzelfde en met jouw flexibiliteit pak je elke uitdaging met beide handen aan.

Als bestuurssecretaresse is jouw voornaamste taak het ondersteunen en ontzorgen van de bestuurders. ‘Waar moet ik aan denken zodat de bestuurder goed voorbereid een overleg in gaat?’ en ‘Hoe plan ik de agenda’s zo efficiënt mogelijk?’ zijn vragen die jou dagelijks bezighouden.

Zij hoeven jou natuurlijk niet te vertellen hoe je dat doet, dat weet jij als geen ander! Jij bent degene die dingen ‘gewoon’ regelt, mensen aanjaagt, goed prioriteert en structuur aanbrengt in alles wat er moet gebeuren. Je bent de vraagbaak voor collega’s en je vindt het leuk om je vast te bijten in zaken. Dit doe je niet alleen, je werkt nauw samen met een collega bestuurssecretaresse die de fijne kneepjes van het secretaresse vak beheerst. Daarnaast werk je natuurlijk ook samen met de twee bestuurders en de bestuurssecretaris.

In de rol van bestuurssecretaresse heb je een divers takenpakket. Zo krijg je te maken met verschillende onderwerpen en belanghebbenden binnen en buiten de organisatie. Kortom; een dynamische baan, in een interessante omgeving op een unieke plek in hartje Amsterdam! Welke taken nog meer door jou uitgevoerd worden? We zetten ze graag op een rij voor je:

• agendabeheer
• inplannen van interne- en externe afspraken
• organiseren van vergadersets
• uitwerken van notulen en bewaken van de voortgang en acties
• correspondentie naar interne en externe samenwerkingspartners
• regelen van verschillende organisatorische zaken, zoals interne en externe bijeenkomsten

Sociaal, gevoel voor verhoudingen, informeel in contact, gedreven, discreet en integer. Je legt makkelijk contact, bent toegankelijk, staat stevig in je schoenen, bent hands-on en nauwkeurig, en hebt gevoel voor timing. Nieuwe dingen initiëren en uitproberen vind je leuk en je bent daarnaast een leuke collega met humor. Verder herken je jezelf in onderstaand profiel:

• je functioneert op HBO niveau en beschikt over een afgeronde secretaresse opleiding
• je hebt een aantal jaren relevante werkervaring als (directie)secretaresse
• je hebt ervaring met het notuleren van vergaderingen in verschillende overlegsituaties
• je kunt uitstekend werken met het MS Office pakket 365 (o.a. Teams en SharePoint) en online vergadertools, zoals IBabs, zijn jou niet vreemd
• je bent communicatief vaardig en beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift
• je bent representatief in je doen en laten

Een interessante, veelzijdige rol in een dynamische organisatie in Amsterdam! Je gaat werken op locatie dr. Sarphatihuis, een eeuwenoud pand vlakbij Artis. Het gebouw en de kantoren zijn recent gerenoveerd. Uiteraard bieden zij je een goed salaris en een uitgebreid pakket aanvullende arbeidsvoorwaarden:

• een contract voor onbepaalde tijd met een proeftijd van 2 maanden
• een dienstverband van 32 uur tot 36 uur per week, werkdagen in overleg
• standplaats in hartje centrum van Amsterdam
• salariëring en arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO VVT FWG 50 (max. € 3.942,98 op basis van 36 uur per week)
• (8%) vakantiegeld en (8,33%) eindejaarsuitkering
• trainingen en opleidingen om bij te blijven in je vak en te groeien als professional
• pensioenregeling via pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW)
• korting op sportschool abonnement, (zorg)verzekering, een aantrekkelijk fietsplan (fiets met belastingvoordeel) en reiskostenvergoeding